28 okt 2020

De gemeente Amsterdam beschikt over een groot aantal locaties met bovendien een grote diversiteit in grootte, functie en ouderdom. Toch was er zowel bij het overschakelen naar massaal thuiswerken dit voorjaar als bij het inmiddels gestarte reboarden een grote behoefte aan eenduidigheid. Maar hoe pak je dat aan, hoe zorg je ervoor dat medewerkers weer vertrouwen hebben in een veilige terugkeer naar kantoor en wat betekenen de opgedane ervaringen voor de toekomstige huisvestingsstrategie? Royal Haskoning DHV heeft hiermee geholpen.

DE UITDAGING

“Amsterdam is een goed voorbeeld voor de uitdaging waar gemeenten voor staan om weer samen verantwoord terug te gaan naar kantoor”, zegt Wim Maassen (Senior expert duurzaamheid en energietransitie). De gemeente beschikt over zo’n 130 locaties en 239 gebouwen. Wat de situatie complex maakt, zo legt Gertjan de Vries, adviseur gebouwautomatisering bij het Facilitair Bedrijf van de Gemeente Amsterdam, uit is dat de gebouwen een grote diversiteit aan installaties herbergen. Een tweede complicerende factor is de grote verscheidenheid aan installateurs en aan gebouwautomatiseringssystemen, de intelligente systemen die al die gebouwgebonden installaties aansturen.

Op het moment dat het kabinet medio mei de coronamaatregelen versoepelden, communiceerde de gemeente naar de medewerkers twee zaken. Als eerste dat thuiswerken de standaard bleef, conform het advies van de Rijksoverheid. En ten tweede dat 1 september geen harde datum voor terugkeer naar kantoor was. Tegelijkertijd heeft de gemeente Amsterdam zich wél voorbereid op een eventuele terugkeer naar kantoor met inachtneming van de 1,5 meter richtlijn.

GEMEENTE AMSTERDAM WIL IN DE TOEKOMST VERANTWOORD TERUG NAAR KANTOOR | Royal HaskoningDHV

PILOTLOCATIES

Om dat in goede banen te leiden en te kunnen oefenen met wat nodig is om anderhalvemeter locaties goed in te richten, richtte de gemeente eind juni vier pilotlocaties in. In de panden werden twee soorten maatregelen genomen: fysieke maatregelen – waaronder het instellen van looproutes en extra schoonmaakmaatregelen – om het werken op anderhalve meter mogelijk te maken en het controleren van de ventilatie in de panden. Die pilotlocaties leverden een schat aan informatie op.

Begin augustus kwamen de eerste onderzoeksresultaten van de pilotlocaties. De pilotlocaties leverde een breed scala aan reacties op van medewerkers, waarvan de opvallendste was dat medewerkers zich meer zorgen maken over schoonmaak dan over luchtkwaliteit. De rode draad in de uitdaging van de terugkeer naar werken op kantoor was hoe ga je om met al die verschillende medewerkers die ook allemaal verschillende behoeften hebben om hun werk te kunnen doen.

TOEKOMST

Inmiddels kijkt Amsterdam weer naar de toekomst en ontstaat langzaam een beeld hoe het ‘nieuwe normaal’ er in de hoofdstad uit gaat zien. Onder de medewerkers van de gemeente Amsterdam is een enquête gehouden, waarbij de vraag centraal stond: hoe sta je tegenover thuiswerken? Uit een eerste analyse blijkt inmiddels dat zo’n 40 procent in ieder geval een deel thuis wil blijven werken. Medewerkers willen thuiswerken wel in combinatie zien met op kantoor werken, want het informeel ontmoeten op kantoor wordt als heel belangrijk ervaren.

Volgens Ellis ten Dam (Consultant vastgoed en Commercial Director) past de gemeente Amsterdam daarmee in het landelijke beeld: “Enerzijds ervaren mensen voordelen van het thuiswerken. En anderzijds zien we – ook bij onze eigen organisatie – dat voor het interactief werken en het sociale contact de behoefte groot is om elkaar meer fysiek op kantoor te ontmoeten. Voor veel organisaties is het balanceren: ze zien de behoefte van medewerkers om meer bij elkaar te komen, maar willen, ook vanuit de landelijke richtlijnen, nog erg voorzichtig zijn.”

LUCHTKWALITEIT

Bij zo’n terugkeer naar kantoor moeten medewerkers wel het vertrouwen hebben dat gebouwen veilig zijn en daarbij speelt luchtkwaliteit en ventilatie een belangrijke rol. RHDHV heeft daarbij kritisch gekeken naar de panden waar lokale recirculatie speelde. Inmiddels is overigens het inzicht dat als lokale recirculatie in een gemeenschappelijke ruimte samengaat met de instroom van buitenlucht er minder aanleiding is tot bezorgdheid.
Inmiddels hebben we uitgerekend dat in het ‘nieuwe normaal’ de bezettingsgraad van panden zo’n 40 procent zal zijn. Dat betekent dus ook dat er meer ventilatie per persoon beschikbaar zal zijn.

HOE NU VERDER?

Een flink deel van de medewerkers heeft aangegeven positief te staan tegenover in ieder geval deels thuiswerken, daarom is de gemeente Amsterdam daarvoor scenario’s aan het ontwikkelen. Daarin volgen ze een tweesporenbeleid: ten eerste hoe kunnen we op kantoor in de anderhalvemetermaatschappij grotere groepen faciliteren en ontmoetingsplekken creëren en ten tweede hoe gaan we naar een andere bezetting van onze locaties.

Tegelijkertijd moeten we ook een goede en gezonde werkplek thuis voor medewerkers realiseren. Over een ding is iedereen het in ieder geval al eens: we gaan nooit meer terug naar de ‘oude’ situatie.”

Benieuwd naar het hele artikel?

Lees verder