15 sep 2020

Hoe zorg je als ziekenhuis dat je elke euro die niet naar je zorgkerntaken gaat, zo zorgvuldig mogelijk besteedt? En hoe pak je het dan aan als je je centrale sterilisatieafdeling (CSA) wilt verhuizen naar een andere verdieping en óók meteen alle (sterilisatie)apparatuur wilt vervangen? Met die uitvraag klopte Jan Willem Jansen, hoofd Vastgoed van Medisch Spectrum Twente (MST), aan bij adviesbureau Royal HaskoningDHV. De geboden oplossing was verrassend anders dan gebruikelijk, maar pakt financieel en organisatorisch goed uit voor MST. Het (ver)bouwen van een gezondheidsinstelling is een complex proces. En de schoen wringt meestal op dezelfde plek.

Denk vooraf in een groter, financieel plaatje

Van oudsher wordt vaak allereerst nagedacht over hoe de bouw of nieuwe afdeling eruit moet gaan zien. Aandacht voor de medische apparatuur en de benodigde inrichting staat dan op het tweede plan. Er worden in de (ver)bouwplannen uiteraard wél aannames gedaan over de benodigde (vaak kapitaalintensieve) medische apparatuur. Maar pas in een veel later stadium valt het besluit wat daadwerkelijk wordt aangeschaft. Terwijl juist de apparatuur vaak het hart vormt van afdelingen als radiologie, radiotherapie, nucleaire geneeskunde, SEH, IC, OK of in de CSA. Het vervelende gevolg is, dat het soms bijna niet meer mogelijk is (of alleen tegen hoge kosten) om cruciale installatievoorzieningen als elektriciteit, luchtbehandeling of wateraansluitingen achteraf te wijzigen. Tonnie van den Dobbelsteen, Hospital Equipment Consultant bij Royal HaskoningDHV, komt deze aanpak maar al te vaak tegen. “Een veelgemaakte fout is, dat er geen integratie plaatsvindt binnen de driehoek (zorg)proces, bouw- en installatieproces en medische apparatuur. Ik adviseer zorginstellingen dan ook met klem om vooraf te denken in een groter financieel plaatje en verschillende afdelingen met hun budgets samen te laten werken.

Een optimaal plan

Bij Jan Willem Jansen van MST vond Tonnie overigens snel een luisterend oor. “Zo’n groot complex project als het verbouwen van de centrale sterilisatie waar heel specifieke eisen gelden, voer je maar eens in de twintig jaar uit. Daar bouw je als ziekenhuis geen ervaring in op. Dan heb je behoefte aan een partij die vaker met dat bijltje hakt. Royal HaskoningDHV heeft niet alleen verstand van techniek, elektriciteit en luchtbehandeling, maar beschikt ook over alle specifieke kennis en ervaring om een nieuwe CSA goed in elkaar te zetten. Zij gaven advies over de elektrische installaties, luchtbehandeling en de apparatuurselectie. Adviesbureau CEANconsulting verzorgde overigens het functionele en bouwkundig ontwerp, naast de procesbegeleiding. Een goede apparatuurselectie is cruciaal voor een optimaal functionerende CSA. We hebben dus vooraf referentiebezoeken gebracht om te zien hoe andere ziekenhuizen dat hebben aangepakt, om een zo optimaal mogelijk plan te maken.

'Omgekeerde' aanpak betaalt zich uit

Tonnie van den Dobbelsteen pleit niet voor niets voor een ‘omgekeerde’ aanpak: “Stel een radiologieafdeling gaat verbouwen en wil een nieuwe MRI. Een nieuwe MRI kost al snel een miljoen euro, de verbouwing vaak niet meer dan vier of vijf ton. Toch wordt vaak tot in de laatste maanden gewacht met de aanschaf van de MRI ‘want dan hebben we state of the art’. Maar desores die die late keuze oplevert, voorziet men helaas maar al te vaak niet.” Jan Willem Jansen is content dat hij al in het voortraject in gesprek is gegaan met apparatuurleveranciers. “Door onze apparatuurselectie naar voren te halen, heb ik veel kennis opgedaan en die kunnen meenemen in het ontwerp van de hele CSA. En wat de samenwerking met Royal HaskoningDHV zo prettig maakt is, dat ze wat hun aanpak betreft voorlopen op de meeste andere bureaus. Het zit ingebakken in hun visie dat je apparatuur, bouw en installaties als één geheel moet zien. Bovendien is er ook een prima klik tussen onze teams. Een goede verstandhouding, vertrouwen en een heldere communicatie zijn van groot belang om een complex traject te laten slagen. Niet alleen wordt er goed samengewerkt vanuit het ziekenhuis afdeling CSA, Vastgoed en Huisvesting, ICT en Medische Techniek met de externe partners Royal HaskoningDHV en CEANconsulting, ook deze twee adviesbureaus onderling werken goed samen. Het project gaat nu de realisatiefase in, samen met bouwpartners en apparatuurleveranciers.

Goede risicoanalyse biedt gemoedsrust

Jansen vervolgt: “Mijn tip voor andere ziekenhuizen die ook een groot verbouwproject gaan starten? Kijk met een groot, divers team gebruikers, technisch verantwoordelijken, onderhoudsdeskundigen en adviseurs rond bij collega-ziekenhuizen. Dat is een flinke investering, maar je leert er enorm van. Je ziet wat goed en wat mis is gegaan. Het betaalt zich uit wanneer je je bij strategische projecten van tevoren goed oriënteert en laat begeleiden door een ervaren adviseur. Zeker ook in gemoedsrust, want je weet dat het goed komt. Dankzij onze breed uitgevoerde risicoanalyse heb ik het volste vertrouwen in een goede afloop. Kenmerkend was de reactie van een leverancier van CSA-apparatuur. Zij gaven aan dat ze geen enkele op- of aanmerking hadden onze plattegrond. Terwijl zij toch bij heel veel CSA’s News Article submission sheet for website - version 12 4/2 betrokken zijn geweest".

Volgende project: nieuwe apotheek

Ook bij het volgende project van Medisch Spectrum Twente, een nieuwe apotheek, gaan Jan-Willem Jansen en zijn team weer intensief samenwerken met Royal HaskoningDHV en CEANconsulting: “Zowel een CSA als een apotheek zijn cruciaal voor een ziekenhuis. Draait een van beiden niet, dan draait het ziekenhuis niet! Zo simpel is het. Overigens speelt bij een apotheek de aanschaf van apparatuur in financiële zin een kleinere rol. Maar Royal HaskoningDHV brengt ook hier specifieke kennis in. Want hoe bouw je een perfecte apotheek? Hoe pakken andere ziekenhuizen dat aan? Welke eisen stelt de wet? Welke apparatuur en leveranciers zijn de beste keuze? Die kennis hebben zij in huis. Dus ook dit project starten we vol vertrouwen.